صندلی های انتظار و ارزشی که برای زمان مخاطب/مراجع/ارباب رجوع می‌گذاریم

مدیریت زمان در صف‌های انتظار ممکن است؟ آیا می‌توانیم در صندلی‌های انتظار ادارات، مطب‌ها، سالن‌های انتظار زمان را مدیریت کنیم؟ آیا کتاب گزینه‌ی خوبی برای مدیریت زمان مراجعین و مخاطبین و ارباب رجوع است؟ بهترین پیشنهاد و گزینه‌های مناسب برای اینکار چیست؟

چند روز قبل در صفِ انتظار یک کار اداری حدود ۱۵۰ دقیقه (۲٫۵ ساعت) روی صندلی نشسته بودم و عکس زیر را به همراه متنی کوتاه در کانال تلگرام و صفحه‌ی اینستاگرام خودم با هدفِ پاسخ به پرسش‌های بالا منتشر کردم و حالا می‌خواهم تکمیلش کنم و چند خطی به آن «سخنِ اولیه‌ی اینستاگرامی» بیافزایم و در آینده نیز این نوشته را با همفکری و بازخوردهایی که می‌گیرم کامل‌تر کنم.

.

.

خیلی حرفه‌ای خواهد بود کنار صندلی‌های انتظار، #کتاب های ارزش آفرین برای مخاطبان یا مراجعان قرار داده شود. اینجایی که آمده‌ام نه از این کارها خبری است و نه تمایلی به انجامش، این را هنگام خواندن مقاله‌ای که از کیفم بیرون آمده بود فهمیدم. باید صبور بود، بی‌توقع و چشم‌داشتی بر اجرای کار درست اصرار ورزید، «معنای درست» خودش راه خودش را میابد. زمان ارزشمند است؛ برای زمان دیگران ارزش گذاشتن، دنیا را جای بهتری برای زیستن می‌کند.

.

فرهنگ دیجیتال + باور به دستاوردهای دنیای آنلاین

با همه‌ی شعارها و تلاش‌ها، ما همچنان در بحث فرهنگِ دیجیتال عقب‌افتاده هستیم. مدل ذهنی ما از انجام کار، ارباب رجوع، ابلاغیه و درخواست‌ها همچنان در ایران قدیم نفس می‌کشد. روال کار الکترونیک و دیجیتال شدن، قبل از تجهیزاتِ میلیارد دلاری حاصلِ از مته‌های نفتی و فروشِ سرمایه‌های فسیلی زیرپایمان، به یک فرهنگِ دسته‌جمعی و خواستِ همگانی احتیاج دارد که اگر جامعه را هرمی فرض کنیم، از بالای هرم این خواست و فرهنگ باید شروع شود.

دیدن مدیرانی که دنیای نوین و امکاناتِ آن ترس دارند یا چیزی از آن نمی‌فهمند، داغی بر دل‌هایی می‌نهد که برای رشد جامعه و شکوفایی دارایی‌هایش در تلاش هستند. واقعا در بسیاری از مواقع کاری از عمومِ مردم ساخته نیست، این ساختارها و سازمان‌ها و فرهنگِ حاکم برآنهاست که باید پیشگام باشند و عموم مردم را پیرو خود به دنیای نوین ارتباطات و امکانات آن بکشند.

این درد و دل‌ها را باید در رفتار و خروجی انتظار داشت و لمس کرد و نه در همایش‌های گران‌قیمت و سخنرانی‌های زیاده از حد:

• نترسیدن از اینترنت و شبکه‌سازی و آنلاین شدن فرایند‌ها و اعتماد به مردم.
• جدیدیت در راه‌اندازی سامانه‌های قدرتمند دیجیتال.
• هماهنگی بین همه‌ی دستگاه‌های اجرایی و خدماتی برای دیجیتال شدن.
• الزام نیروی انسانی در یادگیری و استفاده از آن.
• مقدس شمردن ایمیل و درخواستِ آنلاین مردم و «حق النّاس» دانستنِ آن.
• شروع اتوماسیون‌های کامل (نه کاغذی و همرمان آنلاین) در کلیه‌ی سازمان‌ها.
• نظارت قدرتمند بر شیوه‌ی درست انجام کارها.
• آموزش عمومی، فراگیر و رایگان مردم.
• وادار کردن مراجعین به استفاده از خدمات آنلاین و در عوض، ارائه‌ی خدمات بسیار خوب به آنها.

از این لیستی ساده‌ای که به ذهنِ من می‌رسد هزاران برابر نوشته شده، سخنرانی شده و پول‌پاشی‌هایی هم شده، اما همچنان ما جزو کشورهای عقب‌افتاده‌ی بدبختی هستیم که هرکجا می‌رویم باید همه‌ی مدارک کاغذی و چند کپی برابر اصل داشته باشیم و از این اتاق به آن اتاق بدو بدو برویم تا شاید گره از کارمان بگشاییم.

یک نکته:  کاری که من داشتم و عکسِ آن را گذاشتم، می‌شد بسیار راحت طی یک نامه‌ی الکترونیکی به من اطلاع‌رسانی کرده و من نیز با یک متنِ کوتاه آن را پاسخ بدهم. نه اینکه ساعتِ ۶:۲۰ یک تاکسی اینترنتی بگیرم و به منطقه‌ی طرح وارد شوم و ۱۵۰ دقیقه در صفی انتظار آمدن کارکنان، صبحانه خوردنشان، انجام کارهای اولِ صبحی و… بنشینم.

.

ارزشِ زمان مراجعین و مخاطبین، فقط در حرف نباشد

ارباب رجوع پیامی بود که همه‌گیر شد، اما انتظارات را برآورده نکرد. بالا نوشتم که باید با دیجیتال شدنِ کارها و روال‌ها، بیاییم و یک اصل را مقدم بر هر چیزی بدانیم: «همه‌ی برنامه‌ها برای حل درخواست‌ها و کارِ مردم باشند» و نه فقط حفظِ حقوق و منافع سازمان‌های قدرتمند ایران (که بسیاری نیز می‌توانند بدون پاسخگویی به مراجع به ادامه‌ی کارهای خود بپردازند.) فکر می‌کنم برای شروع همه‌ی این آرزوهای خوب دولت و قوه قضائیه کشور باید با سرعت بیشتری به این سمت حرکت کنند. 

ای کاش وقتی ایمیلی به سازمانی می‌رسید، مثل این خارجی‌ها، تلاش برای پاسخگویی به آن بسیار جدّی می‌بود. (کلی در این قسمت نوشتم، ولی آنها را پاک کردم….) .

کتاب بهانه است، اصل زمان است

پیشنهادِ من برای قرار دادن در صندلی‌های کتاب یک بهانه است. وقتی زمان آدم‌ها ارزشمند باشد ما کلی فکر به ذهنمان خواهد رسید تا این زمان ارزشمند تلف نشود. دیجیتال شدنِ کارها یکی از گام‌های مهم در این راستاست. ده‌ها مورد دیگر برای داشتن یک سازمان پاسخگو و خوب وجود دارد که منابع مختلفی برای آنها در سرتاسر دنیا نوشته و هر روز سخنرانی‌ها و دورهمی‌های گوناگونی برگزار می‌شود. به همین دلیل و نیز نداشتن تجربه‌ی اداره و ساخت یک سازمان بزرگ، به همین غر زدن‌هایم ادامه می‌دهم تا دادن یک راهکار.

من یک دغدغه‌ی بسیار مهم درباره‌ی زمانی که درجاهای پرتکرار یا نزد آدم‌های زیادی تلف شده یا نبودِ مدیریت زمان درست، دارم و این دغدغه‌ی خودم را با عنوان #زمان ملی مطرح کرده‌ام و امیدوارم طی سال‌های آینده بسیار بیشتر درباره‌ی آن بگویم و کاری انجام دهم.

.

با قصد و آگاهانه علامتِ بازیافت را در بالا انتخاب کرده‌ام، همانطوری که خیلی از مواد تولیدی بشر مثل پلاستیک مثل استخوان در گلوی طبیعت گیر می‌کند و صدها سال باید انتظار تجزیه شدن را بکشد تا به خودش بگردد، بسیاری از نهادهای اجتماعی و سازمان‌های ما نیز زمان که در اختیار دارند و می‌گیرند، به جامعه بر نمی‌گردد، مثل چاهِ ویلی که هرچه زمان در آن می‌ریزی پر نمی‌شود. زمان همه‌ی مراجعین و انتظارات را نادیده می‌گیرد و این نهادها و سازمان‌ها اصلا بهینه نیستند و زمان ملی ما را تلف می‌کنند.

ما بهم پیوسته و وابسته‌ایم. رضایتِ جمعی، از رضایت تک تکِ ما حاصل می‌شود. وقتی  منِ کارمند اداره و نهاد و شرکتِ الف زمانِ مخاطب و مراجع خودم را ارزشمند نمی‌دانم، روی دیگر این سکه ارزشمند نداستنِ زمانِ من است در در اداره، نهاد سازمان ب. یک بازی دو سر باخت. بیایید همه با هم #زمان_ملی_و_عمومی را ارزشمند کنیم.

.

در نهایت، خودمان باید به فکر عمرمان باشیم

بهتر است کمی هم با خود فردی که عادت کرده در صف‌های انتظار وقتش تلف شود، صحبت کنیم. کسی که متوجه اتلاف وقت خودش نیست، کسی که یاد نگرفته به رشدفردی خودش بها بدهد، و کسی گذر زمان (نه در حد دقیقه و ساعت بلکه در حدّ  ماه و سال) را متوجه نیست و به زنده ماندن و نفس کشیدن قانع است و همانند ماهی مرده در آبِ زندگی رها شده است، چگونه می‌تواند دغدغه‌ی مدیریت زمان داشته باشد؟

این عکس را به همراه شرحی کوتاه، چند ماه قبل از مطبِ یک پزشکِ متخصص گرفتم و منتشر کردم: .

.

صف انتظار این عکس را با زاویه‌ی گرفته‌ام که بخش خلوتِ مطب یک روان‌پزشک متخصص و بزرگ دیده می‌شود (یعنی آن سمت آدم‌های بیشتری نشسته‌اند!)، قرار ملاقات داریم و کمی زودتر به اینجا آمده‌ام، جالبه که هیچ‌کس با وجود این همه کتاب و مجله به هیچ عنوان کاری نمی‌کنند و فقط نگاه به سقف! حیف نیست؟ 

به نظر می‌رسید گام اول و مهم از آنِ ماست، اگر همه‌ی درد و دل‌های بالا را هم بخواهیم نادیده بگیریم (که مثلا درست شده و دیگر مشکلی نداریم – یا هیچ وقت درست نمی‌شود و همینی که هست) بر اساس آموزه‌های ویلیام گلسر در تئوری انتخاب، ما باید انتخاب کنیم کاری برای خودمان انجام بدهیم. نوشته‌ی زیر را پیشنهاد می‌کنم بخوانید:

ابزارهای مدیریت زمان

کتاب کوچکی همیشه همراه خودت داشته باش

اگر همه جا خدمات آنلاین شود، باز هم ما در جاهایی خواسته و ناخواسته گرفتار صف و اتلاف وقت خواهیم بود، به همین دلیل ( و دلایل بسیار ) ما باید خودمان به فکرِ استفاده‌ی درست از زمان خودمان باشیم. لینک بالا را بخوانید یکی از راهکارهای ساده‌ی مرا می‌توانید بخوانید و بیاموزید و اگر ایده‌ی دیگری هم دارید، زیر آن برایم بنویسید.

.

جدای صف، جاهای دیگه هم اتلاف وقت داریم…

از همه‌ی اینها گذشته، جاهایی هست که ما واقعا وقت و زمان خودمان را تلف شده می‌بینیم و ظاهراً‌ در کل کره زمین هم به نوعی گرفتار این مسئله است (کم و بیش)، من هم تلاش کرده‌ام به مرور به این موضوع بپردازم و آموزش‌هایی را ارائه کنم‌، منظور من ترافیک است. این کلمه را در سایتِ من بگردید و نوشته‌های مرتبط آن را بخوانید.

.

تصمیمی که من گرفتم

در ویدیوی زیر و دفعه‌ی بعدی که آنجا رفتم یک کار کوچک کرده‌ام؛ کتابی همراه خودم برده و مشغول خواندن شدم. شاید تغییرات بزرگ از همینجا آغاز شوند:

. . امیدوارم این کارم به پایان برسد و بتوانم این کتاب را هدیه کنم. این نوشته‌ها را به مرور تکمیل می‌کنم. شما هم با ایده‌ها و تجربه‌های خودتان به من کنید. .

با مهر

سجاد سلیمانی

  .

آدرس کوتاه این نوشته:

http://zaman.link/saf2