مدیریت کسب‌وکار در دل طوفان: درس‌هایی از شرکتها در زمان جنگ (اوکراین)

تصور کنید یک روز صبح از خواب بیدار می‌شوید و شرایط کاری شما 180 درجه تغییر کرده است. این دقیقا همان چیزی است که برای کسب‌وکارهای اوکراینی پس از تهاجم تمام‌عیار فدراسیون روسیه در 24 فوریه 2022 اتفاق افتاد. ما میخواهیم درس هایی که میشود از شرایط شرکتها در زمان جنگ آموخت را، مرور کنیم.

زیر سایه جنگ روسیه و اوکران، شرکتهای اوکراینی دیگر روش‌های مدیریتی قدیمی برایشان کارآمد نبود. شرکت‌ها باید فورا رویکردهای جدیدی را در پیش می‌گرفتند تا بقای خود را تضمین کنند.

این مقاله به بررسی این عوامل تاثیرگذار و ابزارهای مدیریتی می‌پردازد که کسب‌وکارها برای اطمینان از عملکرد موثر خود در وضعیت جنگی از آن‌ها استفاده کردند.

چه عواملی شرایط کاری شرکتها در زمان جنگ اوکراین را دگرگون کرد؟

شرکتها در زمان جنگ واقعا شرایط پیچیده ای دارند. جنگ یک پدیده فاجعه‌بار برای اقتصاد است که زنجیره‌های تامین، تاسیسات تولیدی و زیرساخت‌ها را از بین می‌برد و فعالیت کل کسب‌وکار را به شدت مختل می‌کند. در اوکراین، عوامل متعددی تاثیرات چشمگیری بر شرایط عملیاتی شرکت‌ها گذاشتند:

مهاجرت گسترده جمعیت

• با شروع عملیات نظامی در فوریه 2022، بیش از 6.7 میلیون شهروند اوکراینی مجبور به ترک کشور شدند که بخش قابل توجهی از آن‌ها را جمعیت فعال اقتصادی تشکیل می‌دهند.
• این مهاجرت، یافتن کارمند جدید را برای شرکت‌ها دشوارتر کرده و نیاز به سیستم مدیریت پرسنل برای حفظ کارکنان فعلی را افزایش داده است.
• برای آن دسته از کارمندانی که شغل خود را حفظ کرده‌اند اما خارج از کشور زندگی می‌کنند، نیاز به کار از راه دور، ابزارهای همکاری در مناطق زمانی مختلف، و کمک با رویه‌های قانونی خارجی پدید آمده است.

جابجایی داخلی جمعیت

• علاوه بر مهاجرت به خارج، حدود 8 میلیون نفر نیز مجبور به ترک محل زندگی خود در داخل اوکراین شدند.
• این جابجایی نیاز به سازماندهی مجدد فرآیند کار را ایجاد کرده تا انعطاف‌پذیرتر شود و امکان کار از راه دور فراهم آید.
• این امر مستلزم تامین تجهیزات ارتباطی و لپ‌تاپ برای کارکنان و آموزش استفاده از آن‌ها است. همچنین، خطر از دست دادن اموال شرکت و افشای اطلاعات محرمانه افزایش می‌یابد.

جابجایی و بازسازی شرکت‌ها

• در میان جنگ، بسیاری از شرکت‌ها نیز مجبور به جابجایی شدند.
• آمارهای تکان‌دهنده‌ای وجود دارد: 41% از شرکت‌ها به طور کامل عملیاتی ماندند، 50% به صورت جزئی به فعالیت خود ادامه دادند، 29% در داخل اوکراین جابجا شدند، 19% به خارج از اوکراین منتقل شدند، 15% دفاتر خود را در مناطق خاصی بستند و 2% به طور کامل فعالیت خود را متوقف کردند.
• فرآیند جابجایی بسیار پیچیده است: نیاز به ساماندهی اطلاعات اعضای خانواده کارکنان، تامین مسکن موقت یا دائم، انتقال دارایی‌های ثابت یا خرید دارایی‌های جدید، و اجرای فرآیند “آنبوردینگ” برای کارکنان در مکان جدید.
• دولت اوکراین برنامه‌هایی برای کمک به جابجایی شرکت‌ها اجرا کرده است، از جمله انتخاب مکان جدید، انتقال اموال، یافتن کارکنان جدید و مسکن برای کارگران جابجا شده، و کمک در لجستیک و فعالیت‌های خرید و فروش. در یک سال و نیم اول جنگ، 840 شرکت از این برنامه استفاده کردند.

حملات موشکی و خطرات مرتبط

• بمباران بی‌وقفه زیرساخت‌های حیاتی، امنیت کارکنان در دفاتر را غیرممکن کرده است.
• حملات هوایی منظم ساعات کاری را کاهش داده و بهره‌وری نیروی کار را پایین می‌آورد.
• این شرایط، سازماندهی فرآیند کار را بسیار دشوار می‌کند، به ویژه با توجه به خطرات ناشی از قطعی برق و ارتباطات. انتقال کارکنان به کار از راه دور، نیاز به دیجیتالی کردن فرآیندها و تامین ابزارهای فنی مناسب را به دنبال دارد. نصب ژنراتورهای برق نیز هزینه‌ها و نیاز به متخصصین مربوطه را به همراه دارد.

فعالیت‌های بسیج و تاثیر آن بر نیروی کار

• اعلام وضعیت جنگی منجر به بسیج عمومی شد که به معنای کاهش نیروی کار و احتمال از دست دادن دائمی کارمندان مرد در سنین نظامی برای شرکت‌ها است.
• شرکت‌ها موظفند شغل کارمندانی را که به خدمت سربازی فراخوانده می‌شوند، حفظ کنند (بدون پرداخت دستمزد)، که یافتن جایگزین را دشوارتر می‌کند.
• این عامل باعث شده مردان کاندیداهای کمتری برای استخدام نسبت به زنان باشند. همچنین، متخصصان مدیریت پرسنل ملزم به ثبت سوابق کارکنان مشمول خدمت و اطلاع‌رسانی به مراکز مربوطه ظرف هفت روز هستند.

تغییرات در قوانین کار

• برای انطباق با شرایط جنگی، قوانین و مقررات جدیدی تصویب شد که روابط کارفرما و کارمند را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
• این تغییرات شامل موارد زیر است [22، 23، 24، 25]:
  • کارفرما می‌تواند ساعات کاری را از 40 به 60 ساعت در هفته افزایش دهد.
  • کارفرما می‌تواند دوره استراحت هفتگی را از 42 به 24 ساعت متوالی محدود کند و مدت مرخصی سالانه را به 24 روز کاهش دهد.
  • کارفرما می‌تواند به طور مستقل زمان شروع و پایان شیفت را تغییر دهد و کارمند را بدون رضایت وی و بدون کاهش حقوق به شغل دیگری منتقل کند.
  • کارفرما می‌تواند از اعطای مرخصی‌های استفاده نشده از دوره‌های قبلی خودداری کند و همچنین از اعطای مرخصی به کارکنان در تاسیسات زیرساخت‌های حیاتی ممانعت ورزد.
  • کارفرما می‌تواند کارمند را در دوران ناتوانی موقت از کار یا در ایام مرخصی اخراج کند (به جز مرخصی زایمان یا مرخصی والدین تا سه سالگی فرزند).
  • کارمند می‌تواند قرارداد کار را در صورت تهدید جان و سلامت خود یا قرار گرفتن شرکت در منطقه جنگی فسخ کند.
  • ممنوعیت کار در تعطیلات آخر هفته لغو شده است.
  • مفهوم “تعلیق قرارداد کار” معرفی شده است که امکان توقف موقت رابطه کاری به دلیل تهاجم مسلحانه را فراهم می‌کند.
  • کارفرما ممکن است در صورت اثبات ارتباط با عملیات جنگی یا سایر شرایط غیرقابل اجتناب، حقوق و دستمزد را به موقع پرداخت نکند.
• این شرایط به کارفرما اجازه می‌دهد تا از روش‌های سخت‌گیرانه‌تری در مدیریت پرسنل استفاده کند، که این امر در برخی موارد به معنای فدا کردن منافع کارکنان برای دستیابی به اهداف شرکت است.

جدیدترین شیوه‌های مدیریت شرکتها در زمان جنگ (شرایط جنگی)

ترکیب عوامل فوق شرایط دشواری را برای فعالیت شرکت‌های اوکراینی ایجاد کرده است. برای غلبه بر این مشکلات و تطبیق با شرایط جدید، شرکت‌ها مجبور به اتخاذ رویکردهای مدیریتی نوین شدند. اولویت اصلی، حفظ کنترل بر شرکت، جلوگیری از عدم اطمینان ناشی از قطع ارتباط با کارکنان و مشتریان، حفظ منابع انسانی و به‌روزرسانی فرآیندهای کسب‌وکار برای انطباق حداکثری با شرایط جدید بود.

در اینجا چند نمونه از راه‌حل‌های مدیریتی که پیاده‌سازی شدند، آورده شده است:

به‌کارگیری فناوری‌های دیجیتال برای کارایی در شرایط ناپایدار

• بخش قابل توجهی از شرکت‌های اوکراینی برای حفظ امنیت شخصی کارکنان، به حالت کاملا از راه دور یا ترکیبی منتقل شدند.
• این امر مستلزم دیجیتالی کردن گسترده فرآیندهای کاری بود. ارتباطات کاری به پیام‌رسان‌های خاص (مانند Slack، Microsoft Teams، Mattermost) منتقل شدند که امکان ارتباط آنلاین و ذخیره تمام مکاتبات را فراهم می‌کنند.
• همچنین، استفاده از سیستم‌های مدیریت پروژه (مانند Jira، Trello، Asana، Wrike) گسترش یافت. این سیستم‌ها امکان بصری‌سازی پروژه، ایجاد نقشه وظایف فردی، و پیوند دادن آن‌ها با سایر وظایف را فراهم می‌کنند، که شفافیت و درک بهتری از نقش هر فرد در سیستم کلی را به ارمغان می‌آورد.
• درصد شرکت‌هایی که از راه دور، ترکیبی یا آفلاین کار می‌کنند بر اساس اندازه شرکت متفاوت است. برای مثال، 41% از شرکت‌های کوچک (کمتر از 10 نفر) به صورت ترکیبی کار می‌کنند، در حالی که این رقم برای شرکت‌های متوسط (50-500 نفر) 55% است.

توسعه ساختار سازمانی انعطاف‌پذیرتر

• با توجه به ریسک‌های متعدد، بسیاری از کسب‌وکارها مجبور به ایجاد تغییراتی در ساختار سازمانی خود برای افزایش انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری شدند.
• این تغییرات شامل آموزش بیشتر کارکنان برای تضمین قابلیت جایگزینی درون سازمان و اعطای آزادی عمل بیشتر به کارکنان در پروژه‌هایشان است.

سرمایه‌گذاری در فراهم آوردن شرایط رفاهی برای کارکنان

• شرایط جنگی خطرات زیادی را برای شهروندان به همراه دارد. شرکت‌ها تصمیم گرفتند علاوه بر شرایط کاری، شرایط زندگی راحتی را نیز برای کارکنان خود فراهم کنند.
• در طول زمستان، بسیاری از شرکت‌ها در دفاتر خود آشپزخانه و مکان خواب برای کارکنان در صورت فورس ماژور فراهم کردند. برخی نیز باتری‌های UPS با ظرفیت بالا و پایانه‌های ارتباط ماهواره‌ای Starlink برای استفاده خانگی کارکنان تامین کردند.
• این سیاست نه تنها نیازهای اساسی کارکنان را تامین می‌کند، بلکه حس وابستگی متقابل بین کارمند و شرکت را افزایش داده و در نتیجه جابجایی کارکنان را کاهش می‌دهد.

توجه بیشتر به سلامت روان کارکنان

• تحت شرایط استرس‌زا ناشی از جنگ، کارکنان به ویژه در برابر مشکلات روان‌شناختی مانند فرسودگی شغلی، افسردگی و بی‌تفاوتی آسیب‌پذیر می‌شوند.
• برای پیشگیری از این اثرات منفی، تعداد قابل توجهی از شرکت‌ها اقدامات تخصصی را با هدف اطمینان از سلامت روانی کارکنان در نظر گرفتند. این اقدامات می‌توانند شامل رویدادهای تیم‌سازی، جشن‌ها، فعالیت‌های خیریه، و سمینارهای تخصصی با روانشناسان باشند.

تغییر افق برنامه‌ریزی

• با تغییرات مداوم در سیاست‌های دولتی، الزامات بازار و سایر شرایط، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بلندمدت برای فعالیت شرکت‌ها بسیار دشوارتر شده است.
• بخش قابل توجهی از شرکت‌ها، افق برنامه‌ریزی خود را کاهش دادند. برای مثال، حدود 60% از شرکت‌های کوچک و 41% از شرکت‌های متوسط، اکنون فعالیت‌های خود را تنها برای یک ماه آینده برنامه‌ریزی می‌کنند.
• برنامه‌های توسعه یافته در شرکت‌ها اکنون قابلیت تغییرپذیری بالایی دارند و شامل سناریوهای مختلف برای توسعه رویدادها هستند. عوامل کلیدی موثر بر فعالیت شرکت و گزینه‌های مختلف برای تغییر این عوامل شناسایی می‌شوند. بر اساس این گزینه‌ها، ریسک‌ها و فرصت‌هایی که شرکت در هر سناریو خواهد داشت، تعیین می‌شوند و مجموعه‌ای از راه‌حل‌ها برای حفظ عملکرد موثر در سناریوهای مختلف آماده می‌شوند.

نتیجه‌گیری

تهاجم نظامی تمام‌عیار روسیه به اوکراین مشکلات قابل توجهی را برای شهروندان و فعالیت شرکت‌ها به وجود آورد. از جمله مهم‌ترین این عوامل می‌توان به جابجایی گسترده جمعیت فعال اقتصادی در داخل و خارج از اوکراین، جابجایی شرکت‌ها به مناطق نسبتا امن، تخریب زیرساخت‌ها و نوآوری‌های قانونی اشاره کرد.

اکثر شرکت‌های اوکراینی تاثیر منفی این عوامل را احساس کردند، از جمله افزایش جابجایی کارکنان، کاهش بهره‌وری نیروی کار، کمبود متخصصان ماهر، ناتوانی در سازماندهی صحیح فرآیند کار، و عدم همکاری از سوی کارکنان.

برای مقابله با این تاثیرات منفی، مدیریت شرکت‌های اوکراینی از ابزارهایی مانند برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت به جای برنامه‌ریزی استراتژیک، ساختار سازمانی انعطاف‌پذیر، و تقویت ارتباط بین واحدهای مختلف مدیریتی استفاده می‌کند.

همچنین، نقش ابزارهای اجتماعی که هدف آن‌ها حمایت از کارکنان، حفظ سلامت جسمی و روانی آن‌ها، و فراهم آوردن هر آنچه برای ایجاد یک فرآیند کاری پایدار و قابل اعتماد در شرایط نامساعد خارجی لازم است، رو به افزایش است. استفاده فعال از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن فرآیندهای مدیریتی نیز به افزایش اثربخشی این ابزارها کمک کرده است.

ماموریت کلیدی که پیش روی مدیریت شرکت‌های اوکراینی قرار دارد، اجرای روش‌های توسعه یافته در طول بحران در ابزارهای مدیریتی و استفاده از آن‌ها برای توسعه موثر شرکت‌ها در دوره پس از جنگ است تا رقابت‌پذیری بالایی در بازارهای ملی و خارجی تضمین شود.