راه حل آموزش سازمانی (بخشنامه ها) با داستانِ چاق شدنِ من!-بخش دوم

در بخش اول با عنوان «چاق شدن من چه ربطی به تعداد زیاد بخشنامه های سازمان کاری من دارد» من داستان چاق شدن خودم را گفتم و اینکه چگونه من توانستم با آموزش های کوتاه و گاه به گاه، دانش خودم را افزایش بدهم و به مقابله با چاقی بپردازم.

چون این مطلب در ادامه مطلب قبلی منتشر می شود، پیشنهاد میکنم اول داستان چاق شدن من و عملکرد مرا بخوانید و بعد به مطالعه این نوشته بپردازید.

.

.

مقدمه۱: همانطوری که در نوشته قبل هم منتشر شد، این مطلب به راهکاری برای آموزش دستورالعملها و بخشنامه های سازمانی مربوط می شود، راهکاری که به آموزش آرام و مداوم با استفاده از روش های نوین مبتنی بر فناوری و تکنولوژی دیجیتال و تلفویق آن با همه امکانات موجود آموزشی سازمان ها تکیه کـرده است.

مقدمه۲: این مدل اصلا ادعایی بر علمی بودن ندارد، نگاه من و راهکار من برای مسئله ای هست که در سازمان خود با آن مواجه شده ام، و آنچه می پسندم و می دانم را درباره اش می نویسم. و ضمنا ممکن است برای بسیاری از سازمان ها هم اصلا کاربرد نداشته باشد. شاید عنوان سازمان های بخشنامه محور که با تعداد زیاد بخشنامه ها و لزوم وحدت رویه در کارهای جاری مواجه هستند، راهگشا باشد.

 .

خب حالا بخش دوم:

اکنون می­خواهم بینِ تجربه چاقی خودم و چاقیِ بخشنامه­ ها و دستورالعمل­ ها و باید ها و نبایدهای سازمان ربطی ایجاد کنم! در تجربه خودم تلاش می­ کردم که غذای کمتر اما به اندازه بخورم تا خوب زندگی کنم، اینجا تلاش می­کنم بیشتر اما مناسب بخوانم تا بهتر کار کنم.

.

شاید لازم باشد در ابتدا چند نکته را با هم مرور کنیم:

.

وقتی من در سازمانی استخدام می­شوم، یعنی قواعد و چارچوب­ های آن سازمان را پذیرفته­ ام. و جالب­ تر اینجاست که قبل از آنکه همه دستورالعمل­ های اجرایی و بایدها و نبایدهایش را بـدانم، حتی آنها را هم پذیرفته­ ام و باید در طولِ زمان به سرعت همه آنها را یاد بگیرم.

سازمان­ها در ابتدای تاسیس قواعد خود را بر اساس بخشنامه­ ها و دستورالعمل ­های ابتدایی تعیین کرده و لازم الاجرا می­ دانند

سازمان ­ها در ادامه روند رو به رشد خود و مواجه شدن با مسایل، بازارها و قواعد جدید، شروع به صدور دستورالعمل­ های جدید می­کنند. دستورالعمل­ هایی که نه تنها بر دستورالعمل­ های قبلی افزوده می­ شود، بلکه گاهی آنها را رد کرده، یا اصلاح و تکمیل می­ کند. روندی که الحق از آن ناگریزیم.

منِ کارمندِ سازمان، علاوه بر بخشنامه ­های اولیه موجود، باید دستورالعمل ­های جدید را هم بدانم با قبلی ­ها تطبیق بدهم، بفهمم و اجرا کنم!

در برخی از سازمان ­ها، به دلیل نوعِ کار و ماهیت آن، دستورالعمل­ های اجرایی و بخشنامه ­های سازمان، از حساسیت بسیار بالایی برخوردار هستند که باید مو به مو اجرا شوند، در غیر این صورت سازمان دوام کاری نخواهد داشت. همانند موسسات مالی و بانکها.

.

اما یک واقعیت تلخ را هم باید بپذیریم. با همه حساسیت ­های اجرایی بسیاری از بخشنامه­ ها و دستورالعمل­ های سازمانی مطالعه نمی­ شوند، بلکه به وقت ضرورت یا احتیاج کاری مرور می ­شوند یا با سوال از قدیمی­ ترها نیاز به آنها برطرف می­ شود. و همچنان مشکل بزرگی برای سازمان ها باقی مانده است: «بخشنامه­ ها و دستورالعمل ­های مطالعه نـشده» که من آنها را اینجا «بخشنامه ­ها و دستورالعمل ­های چاق شده» می ­نامم. (یه چیزی تو مایه ­های چاقیِ یکسالِ قبلِ من).

.

از ظاهر قصه ­ی سازمان­ها این برداشت می­ شود که انگار این بخشنامه­ های لازم و مهم با تمام اهمیتش قرار نیست خوانده شود! اگر هم کسی همت کند و همه آنها را بخواند، مشکل جالب­تری خواهیم داشت (درست مشکلی که من در مبارزه با چاقی خودم داشتم و شکست می­خوردم!) : «مـرور بخشنامه­ ها» و «تکرار مرور بخشنامه­ ها در طول خدمت و حین کار»

.

بیایید باهم به صورت ساده این مسئله را از چند بُعد نگاه کنیم:

بخشنامه­ ها و دستورالعمل­ها هر روز چاق­ تر می ­شوند. قرار هم نیست متوقف شوند.

بخشنامه­ های جدید، گاهی بخشنامه­ های قبلی را رد کرده یا اصلاح می­کنند یا تکمیل می کنند

تعداد کارمندان سازمان بیش­تر می­شود و همه باید به همه بخشنامه­ های قبلی و جدید و اصلاحی اشراف داشته باشند

مطالعه یکباره بخشنامه ­ها کافی نیست. باید برنامه «مرور دائمی» بخشنامه ­ها و دستورالعمل ­ها وجود داشته باشد.

.

من خودم بندِ بالا و ابعادِ آن را که مرور می کنم، هرچند ساده شده مشکل است، اما من یاد «معادلات چندمجهولی» در درس ریاضیِ می­افتم که هرجوری حل می­کردم و دوصفحه را سیاه می ­کردم، در پایان استاد محترم با خودکار قرمز رویش خط می­کشید (یعنی غلط) ، انگار هیچ جوابی ندارد که نـدارد!

بعد این همه سال هنوز هم حسِ خوبی به معادلاتِ چندمجهولی ندارم. هرجوری برایش راه­ حلی ارائه می­کنی در پایان نتیجه قابل قبول نیست. (مثلِ چاقیِ من و زندگی ماشینی و ساعاتِ زیادی که پشت میزهستم و بی­تحرکی که داشتم.) اگر واقعا دقت کنیم و کارهای انجام شده را مرور کنیم، خواهیم دید که برای این مسئله سازمانی، راه حل های متنوعی ارائه و اجـرا شده است که نتایج آن هم برای عموم کارمندان کاملا محسوس است.

.

حال نگاهی به سه راهکار اجرا شده در سازمان برای این مسئله بیاندازیم:

.

۱- در سازمان ما، یکی از راهکارهای اجرایی «برگزاری امتحان فصلی برای همه کارمندان» است که از تمام بخشنامه ­ها و دستورالعمل­ ها استفاده شده است. اما خب، به واقع باید دید کدام کارمندی به خاطر این امتحان نشسته و تمام بخشنامه­ ها را خوانده!؟ و آیا اصولا آزمون سه ماه یکبار پاسخگوست؟

۲٫  راهکار دوم «آموزش­های حضوری سالانه در معاونتِ آموزش» است که اصولا ربطِ زیادی با بخشنامه­ ها و دستورالعمل­ های حینِ کار کارمندان نـدارد، بلکه مسائل جدید مطرح و مرور می ­شود (به واقع به آموزش های قبلی افـزوده شده یا آنها را تکمیل می کند) که اگر دقت کنیم خود این آموزش­ ها هم نیازمندِ مرور هستند!!

۳٫ راهکار سوم، «سنجش به هنگام انتصابات» است. اولا که برای همه سازمان نیست، چند سال یکبار آنهم به صورت محدود بین چند کارمندی که قرار است جایگاه جدید بگیرند است، دوما افراد پس از انتصاب، همچنان مشکلِ بخشنامه­ها را دارند. یعنی اگر یکبار توانسته­اند تمام بخشنامه ­ها را اجرا کنند، در بخش دومش که بسیار مهمتر و البته سخت ­تر است، دچار چالش جدی هستند، «مـرور بخشنامه­ ها» . (من دیگر از کنار کلمه دردناکِ «مرور دائمی بخشنامه­ ها» می­گذرم).

خب، حالا پس از چند سال، سازمان نگاهی به خودش می­کند، (همانطوری که من به خودم پس از یکسال داشتم) سازمانی که با بخشنامه ­ها چاق شده و مطالعه نـشده یا مـرور نـشده رو به رو شده است. چاقی پابرجا پابرجا و رو به رشد. اکنون چه باید کرد؟

.

.

به این سوالات دقت کنید. آیا جوابی برایشان دارید؟

چاقیِ بخشنامه ­های مطالعه نـشده و مرور نـشده را چگونه حل کنیم؟ چه راهکار دائمی و جامع برای آن وجود دارد؟

راهِ حل ما باید چگونه تدوین شود تا جامع باشد، و کلِ شبکه و همه کارمندان جدید استخدام شده و قدیمی را در «کل کشور» پوشش دهد!؟

«عدالتِ آموزشی» در کیفیت، محتوا، سرعت دسترسی به صورت اجرا خواهد شد؟

و شاید از همه مهمتر، چگونه این راهِ حل خود را رصد کنیم، اعتبارسنجی کنیم و پویا و بهینه­ سازی کنیم تا دچارِ خلاءهای «آزمون فصلی» و «سنجش به هنگام انتصابات» نشویم؟

آیا آموزش های سازمانی محدود به بخشنامه هاست؟ ما مسائل حقوقی، اخلاق حرفه ای، مدیریت، منابع انسانی، روانشناسی محیط کار، بهره وری، تخصص مورد نیاز هر کارمند و… را چگونه می توانیم به کارکنان خود آموزش دهیم؟  آموزش هایی کهکاملا کاربردی و روزآمد باشد. به طوری که با سرعت و سهولت در اخیتار همه کارکنان در سراسر شبکه قرار گیرد.

.

در ادامه ربطِ رفعِ چاقیِ خودم را با چاقیِ بخشنامه ­ها با هم مرور خواهیم کرد. تا قبل از آن، به نظر شما، راهکاری برای «معادله چندمجهولی ذکرشده» و سوالات پایانی وجود دارد؟

.

.

اگر حوصله دارید، این مطالب را قبل از انتشار ادامه مطلب مطالعه کنید:

بررسی تأثیر آموزش مبتنی بر فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در افزایش دسترسی به آموزش عالی (لینک مقاله)

 فناوری اطلاعات و کاربرد آن در آموزش (PDF  را دانلود کنید)

 تأثیر آموزش مبتنی بر فن آوری اطلاعات و ارتباطات در توسعه عدالت آموزشی  (مقاله به صورت PDF را دانلود کنید)

آموزش و توسعه پایدار (بنیاد امید ایرانیان)

اهمیت و نقش آموزش در سازمان ها (وبلاگ)

سجاد سلیمانی ( مدرس و مربی مدیریت زمان )