سرخط خبرها

چند روش ساده جلوگیری از اتلاف وقت در برگزاری جلسات کاری شرکت و سازمان

در مورد اهمیت استفاده از فرصت‌های زندگی قبلاً در نوشته مدیریت زمان و سبک زندگی به این نکته اشاره شد که نیاز به مدیریت زمان در سبک زندگی ما ایجاد می شود، تا زمانی که سبک زندگیِ ما (در هر کجا و هر سمتی که هستیم) برای بهره‌وری و افزایش کارایی تربیت نشده باشد، نباید انتظار داشت که آن فرد درکِ درست و شفافی از مثالِ «وقت مساوی طلا» داشته باشد.

به این نتیجه رسیده‌ام که تکنیک‌های مدیریت زمان تا زمانی که ما درکِ درستی از مفهوم زمان نداشته باشیم و یک بار سفت و محکم ننشینیم و به این سوال که زمان در زندگی من چه هویتی دارد پاسخ ندهیم، در عمل کاری از پیش نبرده‌ایم، هر چند همواره زمان را دوست داشته باشیم و دوتا سخنِ بزرگان بدانیم و حرف‌های بقیه را تایید کنیم.

نوشته‌ی کوتاه و خوب آقای میرفتاح گرامی را که نقدی بر شیوه‌ی برگزاری جلسات داشته را باهم بخوانیم:

.

وقت، هیچ است

 سیدعلی میرفتاح

مدیران، اکثرا تفطنی به «فرصت» مدیریت‌شان ندارند. رفتارشان شبیه به سخنرانی است که زمانش را صرف مقدمه کرده و تازه نزدیک است بحثش گل بیندازد و اصل حرفش را بزند که یکی از بیرون برگه‌ای دستش می‌دهد تمام شدن وقتش را گزارش می کند.

نود و نه درصد سخنرانی‌ها به همین شکل است. خطیب به تنها چیزی که اهمیت نمی‌دهد وقت است. تا موتورش را گرم کند، نوبت سخنران بعدی می رسد.

مثال دیگری که بخواهم بزنم مراسم صبحگاه است. معمولا سربازی که قرار است پرچم را همراه سرود بالا ببرد، عقب می‌ماند و دست آخر مجبور است سرعتش را زیاد کند. من از وقتی به یاد دارم پرچم و سرود نتوانسته‌اند خود را باهم هماهنگ کنند.

در نود درصد سمینارها هم سخنرانان مشکل وقت دارند و مجبورند اصل حرف شان را به فرصت بعد موکول کنند. غافل از اینکه در فرصت بعد هم اتفاق خارق‌العاده‌ای نمی‌افتد. همه مردم و همه مسوولان کشور می‌دانند که فرصتی محدود دارند. یک دوره یا نهایت دو دوره می‌توانند خودشان را نشان دهند و نقشه‌های شان را پیاده کنند. اما در عمل، اکثر هم فرصت را می‌سوزانند و به هیچ کدام از ایده‌های اصلی‌شان نمی‌پردازند. نمی‌رسند که بپردازند. دنیا با سرعتی باورنکردنی می‌گذرد و ما وقت کم می‌آوریم.

جز دزدها گروه دیگری را نمی شناسم که مدیریت زمان بداند. دزدها حتی روی ثانیه‌ها حساب می‌کنند. چه دزدهای کلان و چه دزدهای خرد؛ زمان را مهندسی می‌کنند و بار خود را می‌بندند اما بقیه، حالا کو حالا تا وقت تمام شود؟

ما که مردم عادی هستیم و کاره‌ای نیستیم و باری بر دوش نداریم وقت کم می‌آوریم چه برسد به مسوولی که شبی حداقل صد صفحه کارتابل را باید ببیند و پاراف کند. جلسات و کارتابل‌ها و سخنرانی‌ها مثل جاروبرقی وقت را می‌خورند و دور می‌ریزند.

من از مخالفان جلسه نیستم. جلسات اگر خوب و علمی طراحی و اداره شوند خیلی هم مفیدند. اما جلسات متداول تا آنجا که من خبر دارم از جنس دیگرند. یک بار به مناسبتی در یکی از جلسات مدیران میانی شرکت کردم. مثلاً به عنوان مشاور روی یکی از صندلی‌ها نشستم و در مباحث شرکت کردم.

اولاً نمی‌دانم روی چه حسابی، طبق یک قانون نانوشته، شاید هم نوشته -بی‌خبرم- همه باید به نوبت فرمایش بفرمایند. اغلب چون از قبل فکری نکرده‌اند و حرفی برای گفتن ندارند ناچار در تایید فرمایش نفر قبل وقت جلسه را می‌گیرند. باور نمی‌کنید اما بعضی از اعضای جلسه خاطره هشت من یک غاز تعریف می‌کنند و بقیه را حرص می‌دهند…

در جلسه ای که جلوتر عرض کردم حضور به هم رساندم، دیدم که وسط جلسه، مدیر محترم از کمدش یک کاسه تخمه کدو آورد و گذاشت وسط و به اعضا گفت بسم الله.. بقیه هم چلق چلق شکستند و ضمن انبازی مسائل مهم را رتق و فتق نمودند.

من در جلسات خارجی شرکت نکرده‌ام. اما نخوردم نان گندم، دیدم دست مردم. حتی در بالاترین سطوح جلسه هم از پرتقال و سیب و انار و موز و کیوی خبری نیست. نهایت آبی جلوی دست‌شان است که گلو تازه کنند.

در جلسات اداری ما اما تازه وقتی گلوها خشک می‌شود پرتقال قاچ می‌کنند و ویتامین ث به بدن می زنند… به قول رفیقی بریم جلسه ویتامین‌گیری کنیم… حرفم را کش ندهم. ما در حرف است که می‌گوییم وقت طلاست، در عمل تنها چیزی که حتی به آن فکر نمی‌کنیم وقت است…

.

.

با توجه به نقدی که آقای میرفتاح در روند برگزاری جلسات در ایران داشتند (و تقریباً همه‌ی ما با آن آشنا هستیم) می‌خواهم چند نکته و روش را برای مدیریت زمان در این‌گونه از جلسات را بیان کنم.

.

خصولتی‌ها و دولتی‌ها هزاران بار نیازمند آموزش هستند، خصوصی‌ها هم باید توجه کنند.

اصولاً همه با هم در کنار هم قبول داریم که دولتی‌ها و خصولتی‌ها و نظامی-دولتی‌ها در اتلاف منابع و زمان توانسته‌اند در سطح جهانی رکوردهای بی‌نظیری ثبت کنند. طوری که تمام اتحادیه‌ی اروپا، آمریکای شمالی و جنوبی و بخش اعظمی از آسیا اگر سالها تلاش کنند و بخواهند در اتلاف زمان و منابع به گردِ پای ما نخواهند رسید. ضمن تبریکِ تسلیت‌گونه‌ی این دستاوردها دعوت می‌کنم دوستان شاغل و ابوالمشاغل این سازمان‌ها و شرکت‌ها و اداره‌جات که هنوز وجدان و علاقه‌ و خواستی در دلشان هست، نیم‌نگاهی به این روش‌ها داشته باشند شاید «با یک گل بهاری بسازیم».

شرکت‌های خصوصی و بزرگ هم باید بتوانند خیلی خوب به توصیه‌ها گوش بدهند و عمل کنند، چون ناف‌شان به لوله‌های نفت گره نخورده و اگر خوب شنوا نباشند باید کاسه‌کوزه‌ی خود را جمع کنند و خاطراتِ شرکت‌داریِ سابقشان را برای بقیه تعریف کنند.

.

جلسه شما از چه نوعی است؟ چه ساختاری دارد؟

من به عنوان یکی از کارکنان یا مدیران سازمان وقتی اسم جلسه به گوشم می‌خورد باید به طور کاملاً شفاف بدانم جلسه چه ساختاری دارد و چگونه برگزار می‌شود.

جلسه کاملاً رسمی، جلسه تصمیم‌گیری، دوستانه، مشورتی، تازه‌کردن دیدار، حوصلمون سررفته بیایید دور هم جمع بشیم یا چی؟  هر کدام از اینها را می‌توانیم جلسه بنامیم و بدانیم، اما یادمان باشد که داریم باورهای جمعی‌مان را بد آموزش می‌دهیم. بهتر است برای هر دورهم جمع شدنی نام جلسه نگذاریم، گاهی بیایید با هم یه گپی بزنیم خیلی بهتر از این است که بگوییم: جلسه داریم.

می‌توانیم یک روش خوب برای تقسیم‌بندی جلسات داخل شرکت یا سازمان داشته باشیم. سه گروه مختلف با هر اسم و روشی که دوست داریم نام‌گذاری می‌کنیم: A و B و C  ( اگر سازمان شما کوچک و جمع‌وجور است جدّی، نیمه‌رسمی و خودمونی هم می‌تواند اسمی باشد برای خودش).

بعد هر وقت که خواستیم دور هم جمع بشویم با توجه به هدفی که داریم، تعیین می‌کنیم که جلسه از جنس کدام‌یک است و بهتر می‌توانیم تصمیم بگیریم که روی میز فقط کاغذ و خودکار باشد، یا می‌توانیم میوه هم بگذاریم یا هر کسی هرچی دلش خواست بیاره با خودش مهم نیست!

یادتان باشد که نمی‌شود همه جلسات را خیلی مهم و دارای برد استراتژیک نامگذاری کرد، همانطوری که همه‌ی دورهمی‌های خودمونی هم محدودیت دارند این مدل جلسات هم محدودیت دارند. نه خودتان را خسته کنید نه دیگران را.

.

دقیقاً دنبال چه هستیم؟

وقتی من به عنوان مدیر یا کارمند یا مهمان بدانم دنبال چه هستم و در چه فضایی قرار است صحبت کنم. چه چیزی باعث شده ما کنار هم قرار بگیریم؟ رئیس حوصله‌اش سررفته می‌خواهد همه را ببیند؟ در شرکت دعوا داریم همیشه و قراره در مورد جنگ داخلی صحبت کنیم؟ رقبا را قرار است تحلیل کنیم یا بازار جدید را بررسی کنیم؟ قرار است معاونت‌ها آمار بدهند تا ما شیرفهم شویم؟ تشویق یا تنبیه داریم؟

وقتی فهمیدیم که قرار است چه جلسه‌ای داشته باشیم، آن وقت ذهنِ ما می‌تواند برای هدفِ جلسه و نوعِ جلسه که در بالا اشاره شد آماده شود. چه رئیس و رئیس‌الرئسا باشم چه دون‌پایه‌ترین کارمند سازمان، وقتی در جلسه حاضر هستم، یعنی باید ذهنم را برای جلسه آماده کنم.

.

 

هزینه‌ی واقعی هر جلسه را کشف کنید.

تعداد کارمندان و ساعتِ جلسه و هزینه‌ی ساعت کاری هر کامند بعلاوه هزینه‌ی جاری جلسه را جمع کنید و ۵ دقیقه به سرفصل‌ها نگاه کنید ببینید واقعاً‌ ارزش برگزاری داره؟

کمی حرفه‌ای باشیم، بولتن‌سازی و اینکه «حالا برگزار کنیم ببینیم چی میشه» را کنار بگذارید، حتی اگر دولتی، خصولتی، نظامی-دولتی هستید برای خودتان ارزش قائل باشید. واقعاً اگر قرار است جلسه‌ای خروجی داشته باشد و این خروجی به دردی بخورد آنوقت به سمت برنامه‌ریزی بروید.

خصوصی‌ها همچنان می‌دانند که جلسه‌ی بیخودی (یا جلسه‌ی ساده که بی‌خودی جدّی برگزار میشه) یعنی افت و عقب افتادن از دیگران و برنامه‌ها، پس به مرگِ شرکت و خاطره‌شدنش فکر کنید و بی‌خودی هزینه‌تراشی نکنید. تکرار می‌کنم ناف شما به نفتِ مملکت وصل نیست.

 

نمی‌شود جلسه را غیرحضوری برگزار کرد؟

وقتی موارد بالا را سنجیدید ببینید که آیا نیازی هست که همه‌ را دور هم جمع کنیم و حرف بزنیم یا نه؟ برای مثال یک کنفرانس ویدیویی می‌تواند چاره‌ی کار ما باشد (مثل برنامه‌ی زوم Zoom که بسیار عالی اینکار را انجام می‌دهد). اگر می‌بینید جواب می‌دهد خب چه‌کاریه همه دورهم جمع باشند؟ همون از راه دور. (حتی گاهی با تلفن‌ و گفتگوی تلفنی هم میشه کار راه انداخت اگر در ذهن ما وقت طلا باشد).

.

قبل از شروع جلسه متناسب با موضوع و هدف جلسه آمادگی را کسب کنیم

به قول آقای میرفتاح اگر هدف زدن ویتامین C به بدن هست که نوش جان، گوارای وجود، بزن منوّر بشی. از شب قبلشم می‌توانید شکمی صابون بزنید تا ویتامین ث دریافتی به حداکثر ممکن برسد.

اما اگر هدف دیگری بود، لطفاً برای خودتان احترام قائل باشید، حرفه‌ای رفتار کنید و مثل تخمِ چشمتان مراقب برندشخصی خود باشید. کاملاً آماده و حساب شده و با پیش‌بینی موارد احتمالی در جلسه شرکت کنید. برم جلسه ببینم چی میشه و وسطش یادم میاد دور از شان ماست.

.

.

دو تکنیکِ خوب برای مدیریت زمان در همه‌ی جلسات.

به طور ویژه و موکداً تکنیک ساعت دیدار را برای همه‌ی دورهمی‌ها و جلسات دوستانه و کاری و سازمانی و شرکتی توصیه می‌کنم. به خوبی می‌تواند زمان شما و دیگران را تنظیم و به آن پایان بدهد.

 تکنیک پومودورو هم می‌تواند با ایجاد بازه‌های زمانی مشخص علاوه بر تمرکز اعضا بر جلسه استراحت فکری را برای شما رقم بزند.

.

.

چالش پذیرایی در جلسات

وقتی برای خودمان، دیگران و مهمان احترام قائل باشیم و نوعِ جلسه را به دقت پیش‌بینی کرده باشیم و زمان و سرفصل‌ها را دقیق گفته باشیم، پذیرایی خود به خود مشخص می‌شود.

خوردن در حین صحبت کردن دیگری وقتی جلسه رسمی و جدّی است، دور از شان ما و مهمان و مخاطب ماست. اما همین میوه پوست کردن پرتقال و خیار و موز و کیوی و سیب و… در جلسات خودمانی‌تر مجموعه‌ی ما و یا دورهمی‌هایی که می‌خواهیم گپ بزنیم خیلی هم می‌چسبد.

در دو مورد آخر حرفی ندارم اما وقتی کمی جلسه رنگ و بوی رسمی به خود می‌گیرد یا قرار است نتیجه‌ای مشخص داشته باشیم و محتوای جلسه مهم است، بهتر است یکی از دو کار زیر را انجام بدهیم.

۱- پذیرایی را در یک سالن-اتاق دیگر فراهم کنیم (حتی اگر جایی برای اینکار نداریم می‌توانیم روی یک میز دیگر استفاده کنیم) و مدتی که از جلسه گذشت، یک استراحت کوتاه بدهیم و دوباره برای صحبت‌ها برگردیم.

۲- اگر امکان اجرای روش دوم نیست؛ بعد از زمانی مشخص، پذیرایی را تقسیم کنیم؛ همه با هم میل کنند و بعد از چند دقیقه جمع کنند و ببرند و به ادامه جلسه بپردازیم.

.

خروجی جلسه را بررسی کنید.

در پایان خروجی جلسه را چک کنید، همه‌ی هزینه‌ها و روند جلسه و نوعِ جلسه‌ای که داشتید، هدفی که قرار بود به آن برسید و… را بررسی کنید. اگر نتایج چنگی به دل نمی‌زند مراحل بالا را دوباره مرور کنید. همیشه راهی بهتر وجود دارد که ما باید آن را کشف کنیم.

.

.

امیدوارم این نکات برای شما هم مفید باشد

اگر نقدی به مثال‌ها دارید

یا تجربه‌ای متفاوت دارید که برای دیگران می‌تواند مفید باشد،

لطفاً اینجا برای ما بنویسید.

 

 

منبع نقل قول آقای سیدعلی میرفتاح: روزنامه اعتماد، شماره ۳۹۸۷ به تاریخ ۷/۱۰/۹۶، صفحه ۱۶ (صفحه آخر)

U

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.